5 benefícios da assinatura eletrônica

Ao evitarem a impressão e o armazenamento de documentos físicos, negócios ganham em performance e reduzem custos. A assinatura eletrônica de documentos ganhou força no Brasil nos últimos anos. Não apenas porque contratos assinados eletronicamente têm valor jurídico no país desde 2002, mas também porque muitas empresas, como 99, iFood, QuintoAndar e Caixa Seguradora, estão preocupadas em adaptar seus negócios ao mundo digital. Para economizarem tempo e dinheiro em seus processos internos, elas usam os serviços da DocuSign, empresa líder no mercado de gerenciamento de transação digital, com mais de 200 milhões de usuários em 188 países e contratos com mais de 300 000 clientes. As ferramentas estão disponíveis em 43 idiomas. “Seja no ramo imobiliário, de transporte ou financeiro, diminuir a dependência do papel traz muitos benefícios, como a redução de até 97% no tempo de tramitação de documentos para concluir um negócio. Além disso, a melhor eficiência dos processos pode levar a um crescimento de mais de 60% na produtividade da empresa”, diz Gustavo Brant, vice-presidente de vendas da DocuSign no Brasil. Veja, a seguir, algumas das vantagens da assinatura eletrônica para os negócios. 1. Chega de papel Além de ser uma opção mais sustentável, a solução permite que a companhia redesenhe o seu fluxo de trabalho para que ele se torne mais ágil, sem a exigência de impressão, cópia, envio e armazenamento físico de um documento. Veja o caso da Caixa Seguradora. Desde abril deste ano, a empresa oferece em todas as suas agências a opção de contratação de seguros de vida por meio da assinatura eletrônica. Segundo Castelano Santos, gerente de produtos da Caixa Seguradora, a empresa vende mais de 100 000 seguros por mês. Quando o contrato é físico, é preciso imprimir cerca de cinco folhas. “Hoje, 40% das nossas vendas são feitas com a assinatura eletrônica. Imagine a quantidade de papel que deixamos de usar. Isso tem um retorno financeiro e ecológico”, afirma Santos. Há também a redução dos gastos com logística. Afinal, a circulação de documentos passa a ser feita apenas pela internet, o que reduz o investimento para envio de cartas e pacotes. 2. Velocidade nos negócios Quando escolhem trabalhar com a assinatura eletrônica, as empresas também otimizam seus processos. A iFood, por exemplo, teve benefícios com a agilidade da assinatura eletrônica. Em 2016, a companhia líder em delivery online de comida no Brasil passou a utilizar a plataforma da DocuSign para reduzir o tempo de negociação dos contratos que firmava com novos restaurantes. Graças à mudança, a empresa fechou o ano com um crescimento de 237% no número de novos parceiros. 3. Experiência do cliente A venda de produtos com assinatura eletrônica também melhora a experiência dos clientes com as marcas. A Caixa Seguradora, por exemplo, notou uma rápida adaptação ao modelo digital de contrato. “Os clientes já estão acostumados a assinar papeis quando vão ao banco, mas eles têm se acostumado bem à ideia da assinatura eletrônica, alternativa mais ágil e segura”, diz Santos. Além da interação com a tecnologia, os clientes também conseguem ter acesso aos produtos que compram com mais velocidade, o que aumenta o grau de satisfação. O Banco Inter, por exemplo, adotou em setembro do ano passado a assinatura eletrônica na contratação de crédito consignado. Com isso, o tempo de conclusão da venda, que antes era de 14 dias, caiu para oito dias, o que resultou em uma redução de 18% para 8% na taxa de desistência de clientes que buscavam pelo produto. 4. Validade jurídica Desde 2002, a assinatura de documentos por meios eletrônicos tem validade jurídica no Brasil. O texto que dá garantia nacional às empresas é o da Medida Provisória nº 2.200-2/2001. Além dela, instituições reguladoras também têm se preocupado em emitir resoluções que assegurem a prática. Há, por exemplo, a resolução 294, da Superintendência de Seguros Privados (Susep). Específica para o mercado de seguros, essa resolução permite a venda remota de produtos por meio da assinatura eletrônica, o que deu ainda mais garantias para as empresas desse setor, como a Caixa Seguradora. 5. Armazenamento seguro A assinatura eletrônica traz ganhos tanto na eficiência operacional – pois existem empresas que mantêm departamentos inteiros apenas para cuidar dos papéis – como na segurança de documentos que se deterioram com o tempo quando estão impressos. Com as soluções da DocuSign, tudo fica armazenado em servidores com criptografia de nível bancário e certificados de segurança internacionais. Além disso, depois que são assinados, os contratos não podem mais ser alterados, o que acaba com qualquer risco de fraude. E os documentos estão disponíveis para serem acessados a qualquer momento por smartphones, tablets ou computadores. Dessa maneira, o cliente nunca mais corre o risco de perder a sua cópia do contrato.

Fonte: https://exame.abril.com.br